Son técnicas, metodologías, mecanismos y aplicaciones que se utilizan para ser más efectivos en la gestión y organización de cualquier tipo de evento. En la actualidad el uso de la tecnología está presente en casi cualquier tarea, ya que manejar demasiada información sin contar de esta herramienta es muy complicado. A continuación se desarrollaran las siguientes categorías:
- Herramientas para la comunicación y promoción
- Herramientas para el control y seguimiento
- Otras herramientas
Herramientas para la comunicación y promoción.
Una buena publicidad, puede hacer que un evento se destaque del resto y lo posicione por encima de los demás, que los potenciales clientes se sientan atraídos, incluso antes de que se establezca la fecha y lugar de este.
El sistema más efectivo de publicidad es la voz a voz, el cual una persona le comunica a dos, y estas dos les comunican a otras dos cada una, esto genera que un evento se vuelva ampliamente conocido, incluso hasta lugares que uno no podría imaginar, dado que el desarrollo de nueva tecnología, más gente se conecta entre sí, como las redes sociales, en los cuales se unen mucha gente para hablar de diversos temas.
Herramientas para el control y seguimiento.
El comité o área que se encarga del control y seguimiento del evento, debe estar atento al desarrollo del evento, las diversas actividades establecidas, el cómo se encuentras los invitados, que no falte ningún material. En este punto deber tener desarrollado los diversos procesos, documentación y estrategias para el correcto desarrollo del evento, generar documentación que les permita llevar información necesaria, herramientas tecnológicas para el control tanto de materiales del evento, como ingreso de los invitados y demás información de orden cualitativo.
Un buen control de los diversos factores del evento, permitirá ordenar la información obtenida, acceder a ella de manera rápida y realizar ajustes de manera ágil, también se creará una base de datos con la información obtenida, para el uso en próximos eventos.
Otras herramientas.
Cada vez se dispone de más aplicaciones que facilita la labor en lo correspondiente a la organización de eventos, en la creación de tecnología para el usuario, como el uso de realidad virtual, inteligencia artificial, aplicaciones móviles, que permitan crear redes de trabajo más sólidas, y se creen más formas de crear eventos y mostrarlos a los demás.
Se hace el enfoque en la seguridad del evento, del medio de transporte, del alojamiento y de las actividades organizadas que se ofrecen a los invitados. También se suma el ingreso a una moda nueva conocida como el “Wellness”, (tufabricadeeventos.com, software para eventos, de Hosteltur.com, 2018), se enfoca en elegir lugares, actividades, ambientes para un cliente que cada vez se preocupa por estar en forma y saludable.
No se debe olvidar que, como organizador de eventos, nada le impide crear sus propios sistemas de información, herramientas u otros, que le faciliten su labor. La innovación es esencial para una empresa, una buena idea puede poner a su empresa por encima de las demás fácilmente, en un mercado en el que se crean empresas a diario, es indispensable que su empresa destaque sobre las demás, así facilita que los clientes lo identifiquen fácilmente.
